ただ、どうしても自分にとって性格やタイプが合う人ばかりではないのが現実です。
私自身、長い間の悩みのタネだったのがの以前働いていた職場の直属の「上司」でした。
いろいろと試行錯誤し、対応を変えてみた結果、円滑に仕事ができるようになったので、「キャパが狭い人への対応術」ということで、まとめてみました。
今はその職場では働いていませんが、このスキルは多分どこでも通用するものだと思っています。
ぜひ、同じような悩みを持つ方は、試されてみてくださいね！
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キャパが狭い上司の特徴は？４つのポイント
私の悩みのタネであった「上司」の余裕のなさが露呈してきたのは、どうやら昇進したからのようです。
いろいろと他の同僚の話を聞くと、上司は昇進してからはとにかく話しかけづらいオーラを出すようになってしまったとのこと。これはみんな感じていたようです。
で、どうしてそう感じさせるかを分析してみると、以下の４つの側面から理由が挙げられることに気が付きました。
- キャパが狭い
- 仕事量が増えた
- プライドが高く人を信用しない
- 管理能力が低い
ちょっと詳しく見ていきましょう。
１．キャパが狭い
キャパが狭いというのは、つまり「自分がこなせる作業量が少ない」ということです。
今回でいうキャパというのは仕事量のことです。
この上司は、以前は平社員のような状況だったので、仕事量もそこそこでした。
ご自分の許容量に合っていたので、そんなに問題にはなっていなかったのだと思います。
昇進したことで、抱える仕事量が多くなり、自分の許容量を超えてしまい、さばけなくなってきたというのが最大の原因だと思います。
ただ、一番の問題は、そんな自分の様子を周りに悟らせてしまう態度です。
部下は部下で、やるべき仕事がありますし、上司と職務上の相談をしなくてはならない時があります。
そんなときに「忙しいから話しかけないで」的なオーラを上司が出していたら、かなりやりづらいですよね。
また、イライラを態度に出したり、私は言われたことはありませんが、他の人にはパワハラ・モラハラ的な発言をしてしまうこともあるようでした。
パワハラは、特にこういう余裕がないタイプの上司にはよくあることかもしれません。
２．仕事量が増えた
ただ、仕事量がすごく多いと、どうしてもキャパは超えてしまいがち。
平社員から昇進すれば、仕事量が増えるのは当然ですね。
ただ、他の課の同じポジションの上司を見てみても、そんな余裕がない雰囲気は出ていないので、これはやはりポジションにおける資質の問題なのかもしれません。
そもそもそのポジンションに対しての仕事量をこなせるマルチタスク的な能力が、もしかすると少なかったのかもしれませんね。
３．プライドが高く真面目
ちなみに、キャパが狭いからと言って能力が低いわけではないです。
私の元上司の場合、１つ１つピンポイントで専門性の高い高度な技術を持っていましたし、そういった能力の高さについてはご自身でもプライドを持っていたと記憶しています。
もし私が同じことをできるかと言われると、できるとしても多分相当時間がかかります。
だから尊敬していた面ももちろんあるんです。
当時も今も人手不足ということもありますし、この上司に取って代わる人材はそうそういないというのが現状。
だからこそ、「自分しかやれない」という想いが強く、真面目なだけに仕事を抱え込んでしまっていたのかもしれません。
４．管理能力が低い
上司というのは、「部下に仕事を適度に回す」という能力も必要だと思うんです。
自分じゃなくてもできる細々とした仕事すら他の人に任せないのでは、
すぐにキャパオーバーになってしまうのは当然です。
そうなるとどうなってしまうかというと、
仕事が遅れる
これに尽きるんですね。
部下に仕事が降りてくるまでに相当な時間がかかるので、締め切りや時間に余裕がなくなってしまうのです。つまり、焦って仕事をしなければならないという状況になり、ミスに繋がりかねません。
事前にやっておける仕事や、今後発生すると予想できる仕事も、勝手に進めることができないため、上司の進捗状況にかかってくるのです。
また、部下に仕事を回すということは、部下を育てるという部分でも必要なことです。
多少難しいと思われることでも、部下にいつまでもやらせないということは、機会損失につながるからです。
ただし、これがスムーズにできる優れた上司は
- 適材適所がわかる
- 部下とのコミュニケーション力がある
これができる人です。
なので、仕事でのスケジュールや部下への管理能力が必須ということですね。
心に余裕がない人の心境を理解する｜部下の心掛け
この職場に勤務することになってすぐに気になったことは、他の同僚からこの上司に対しての不満が多く、この課の雰囲気がかなり悪いということでした。
ただ、同僚はこの数年間「愚痴」や「不満」を口にするだけで、具体的に改善しようとはしなかったようです。
私はどうしても行動に起こさずに文句ばかり言うというのが好きではないので、自分が円滑に仕事ができる環境を作るためにも、どうしたらいいか考えてみました。
で、まずはこの上司の心境を理解してみようと思いました。
私なりに想像して、上司の気持ちを代弁すべく、上司の不満ポイントを挙げてみました。
- 仕事が多すぎ → 誰か助けて
- だけどみんな文句ばかり → 信用できない
- 一生懸命やってるのになぜ？ → 評価されない喪失感
- やる気がなくなる → 部下のことはもうどうでもいい
おそらく上司の心境としては、このような気持ちが大きいのは想像できます。
であれば、これらの不満を解消できるように、こちらが少し配慮をして動くことで、自分はもっと働きやすくなると考えたのです。
つまり、相手を理解して自分を変えるというところから始めることにしました。
キャパが狭い人への仕事での接し方３つのコツ！
こういった上司は、多分どんな職場にも１人はいるでしょうし、全然珍しいことではないと思います。
なので、以下３つのコツを心がけていくと、とても仕事がしやすくなるというのをぜひ知っていただきたいです。
「なんでこんな上司のために」という感情は、この際一旦置いておきましょう。
１．作業は先回りせよ（声掛けも）
毎年の仕事の流れが分かっていれば、先回りして準備だけしておくということはかなり有効です。
上司から上がってきた仕事がギリギリだとしても、その他自分でやっておける部分を済ませておけば焦らないですし、仕事を短縮できます。
また、このままだとこちらに回ってくる仕事が滞りそうだと感じたら、「◯◯は私がやりますよ」と声をかけてみることもかなり有効です。
ポイントは、「何かやることはありますか？」という声かけではなく、具体的に自分ができることを提案すると、上司が仕事を配分する手間を省けて良いと思います。
２．話すタイミングとメモを駆使せよ
基本的に、上司に話しかけるタイミングは余裕がありそうなときにしましょう。
私の場合は、どうしてもタイミングを合わせられずに話しかけてしまうと、だいたい「ちょっと待って！今立て込んでるから」と言われたりしたこともありました。
普段から様子をチェックしておいて、雑談可能な雰囲気を出している時に、サッと確認しに行くのが良いと思います。
その時に、無駄がないように確認事項などはあらかじめリストアップしておきます。
メモを見ながら、漏れなく一気に必要事項を確認できれば、こちらも二度手間も省けますし、上司も面倒なことが一度で済みますよね。
３．本気で困ったら一任してもらう（言い方にコツあり）
どうしても、業務に支障をきたすようであれば、その仕事を一任してもらう…ということも考えるべきでしょう。
立場上難しいものもあるかもしれませんが、例えば１つの流れごとにワンセットで仕事を区切り、それを任せてもらえるように提案してみるというのもひとつの方法です。
ただ、その際に伝え方のコツがあります。
あくまでも「この仕事を任せてもらう」というスタンスでいるべきなので、上司が「忙しそうだから」とか、「お手伝いします」という感じでの発言は避けましょう。
この仕事をやらせてください
と業務プランとともに提案すると、円満に済むと思います。
ただ、注意点は今後その仕事はあなたの仕事になるので、業務量が増えるということは理解しておかなければなりません。
おまけ！ひと言の力がスゴイ
基本的には上司は自分よりも仕事量が多いものです。
自分ではできない仕事をやってくれているという部分もあります。
ですので、その感謝と素晴らしいと思っていることを言葉に出すということもとても大切なことです。
ほんのひと言でいいんです。
「◯◯さんのおかげでスムーズにできました！」
「さすがですね」
という言葉ひとつで関係性はグンッとよくなります。
人は評価されていると感じると、モチベーションも上がり周りとのコミュニケーションにも配慮するきっかけになります。ひと言で変わるんです。
ですので、あくまでもそういう気持ちが少しでもあればですが、素直にサラッと伝えてみると良いと思います！
まとめ
ちなみに不満を言っていた同僚は仕事の更新がされず私だけが残りました。
なので、ほぼ上司とマンツーマン体勢で仕事をするようになり、いまだに困ることはありますが、さきほどご紹介したように、先回りして仕事を進めていくことで滞りなく仕事ができています。
自分より確実に仕事量の多い上司ですので、その忙しさを理解しつつ、なるべく尊重することを忘れずにやっていくことを心がければ、きっと改善されると思いますよ！
